O dia começa: uma lista enorme de e-mails e conversas não lidas do dia anterior espera por você. Post-its e lembretes que você escreveu na semana passada ainda precisam ser executados e uma notificação do seu calendário informa que você já está atrasado para uma reunião. Você decide prestar atenção nela (senão você não vai conseguir seguir o assunto) e, durante esse tempo, a lista de items continua a crescer… Eu perdi a conta de quantas vezes isso aconteceu comigo.

Gerenciamento de tempo é uma necessidade básica para qualquer líder nessas situações. O context switch¹ presente nessa função (eu ainda quero escrever sobre minha percepção em o que é ser um líder) implica uma enchente de informação, tarefas e pensamentos vindos de todos os lados. Eu considero também as tarefas e pensamentos no contexto da vida pessoal, que não devem ser negligenciados. Tudo isso precisa ser processado e, por isso, demanda tempo. Como tempo é um recurso limitado, gerenciá-lo é essencial.

Fazem alguns anos que eu leio livros e artigos sobre o assunto para tentar construir meu próprio algoritmo. Assim como minha vida, meu algoritmo evolui e ganha atualizações. Hoje é uma versão híbrida do famoso Getting Things Done (GTD)², criado por David Allen (livro original e livro em português). Eu considero híbrido porque ainda não consegui me motivar para terminar de ler (muita abobrinha pro meu gosto). Mas tem sim alguns aspectos / fundamentos que eu gosto bastante e que vão ser descritos aqui.

Eu vou também descrever como eu aplico o método usando Todoist (website), uma aplicação bem feita para o gerenciamento de tarefas. Eles propõem uma versão gratuita, mas honestamente, a versão paga são os 3 euros mais bem pagos por mês. A versão gratuita é legal para descobrir o app, mas eu uso bastante as funcionalidades pagas como comentários, etiquetas e filtros (eu sou Mestre no sistema de pontos de karma deles :nerd_face:).

1) Nosso cérebro é um executor, não um armazém 🧠

Esse é o mais impactante para mim. Basicamente, isso é uma afirmação que nosso cérebro é concebido para executar tarefas e criar coisas, não para guardar números / senhas / datas / etc. Traduzindo isso em outras palavras, isso significa que qualquer informação – não interessando se é uma tarefa ou não – precisa ser salvo em algum lugar, imediatamente, antes que ela se perca. De preferência salvos no mesmo lugar (referido como Inbox³), senão você vai ter que se lembrar de onde você a salvou :wink:.

É basicamente isso: qualquer coisa que você vê, lê ou pensa vai diretamente para a Inbox para ser processado no momento certo. E quando eu digo processado, não significa apenas a execução, mas também a categorização, estimação e agendamento. Eu normalmente começo meu dia checando todos os canais possíveis (e-mails pessoais e profissionais, chats, post-its e pensamentos aleatórios) e adiciono um item na Inbox para cada um.

Dica: Lembre-se que o seu cérebro não vai guardar o contexto de cada item na Inbox. Faça o esforço de ser claro o suficiente na descrição dos items, senão você terá problemas mais tarde quando você vai processá-los.

Minha Inbox hoje

2) Sua Inbox precisa ser processada todos os dias ⚙️

Não é porque as tarefas vão para a Inbox que elas vão desaparecer ou se completar magicamente. Depois de checar todos os canais, eu processo cada item na inbox, na ordem que elas foram registradas. Cada item segue o seguinte processo (fortemente baseado no processo GTD):

{{/* graph TD; begin(Início) id1{É uma tarefa para você?}; id2[Salvar como referência] id3[Delegar] id4[Deletar] id5{Menos de 2 minutos?} id6[Execute!] id7[“Categorize #40;e.g. trabalho, pessoal, etc#41;”] id8[“Prioritize #40;e.g. prioridade 1, prioridade 2, etc#41;”] id9[“Estime #40;e.g. XS, S, M, etc#41;”] id10{Data limite?} id11[Agende] id12{Precisa acompanhar?} id13[Agende um lembrete] id14(Fim) begin–>id1 id1– Não, mas pode ser útil –>id2 id1– Não, é para outra pessoa –>id3 id1– Não, não é mais relevante –>id4 id1– Sim –>id5 id5– Sim –>id6 id5– Não –>id10 id10– Não –>id7 id10– Sim –>id11 id11–>id7 id7–>id8 id8–>id9 id3–>id12 id12– Não –> id14 id12– Sim –>id13 id13 & id9 & id6 & id4 & id2–>id14 */}}

Meu processo de gerenciamento de tempo

Alguns comentários sobre as decisões acima:

• O fato de anotar tudo, mesmo o que não é uma tarefa, retira o esforço de checar se algo é uma ação ou não e quando deve ser feito.
• Como no GTD de base, se uma ação leva menos que 2 minutos para ser completada, faça imediatamente! Vai te custar mais tempo e energia se você tentar administrar isso.
• Delegar não significa esquecer. Separe da sua lista de coisas, mas coloque um lembrete no que precisa ser cobrado / acompanhado. Eu tenho uma etiqueta específica para isso!
• Estimar cada item vai te ajudar mais tarde a executar os menores itens mais importante em primeiro e produzir aquela boa dose de dopamina no corpo.

3) Verifique as tarefas do dia 📆

Lembra que na etapa anterior, você agendou tarefas (e delegações) para os items da sua inbox? Bem, agora é o momento quando você confere a lista do dia. Aqui, eu normalmente não dou a mínima para a categoria. A tarefa foi agendada pour uma rasão! Nesse caso, eu aconselho a organizar a sua agenda do dia para ter um tempo para essas tarefas considerando reuniões previamente agendadas, o tamanho das tarefas, etc.

A minha lista de tarefas desse dia

4) Hora do trabalho 💪

Agora que você identificou as tarefas do dia (talvez até completando algumas delas), é hora de se por à serviço. Verifique as prioridades e estimativas, comece pelas menores e mais importantes tarefas. Qualquer novo item que chega durante o dia, envie para a inbox para ser processado no dia seguinte. Você pode estar se perguntando: mas e se for urgente? Bem, nesse caso, tome o tempo necessário para analisar se a tarefa precisa mesmo ser executada hoje, considerando as outras tarefas já previstas para hoje. Feito isso, decida se é algo realmente para hoje ou se pode ser enviada para a inbox.

Como a minha vida hoje é dividida em pessoal e profissional, eu tenho três filtros principais:

• Personal items: #Personal* & (p1 | p2 | p3) & !@Delegate – Minhas tarefas no âmbito pessoal
• Work items: #Work* & (p1 | p2 | p3) & !@Delegate – Minhas tarefas no âmbito profissional
• On my side: !@Delegate & (p1 | p2 | p3) & !#Inbox – Qualquer tarefa minha que tenha sido processada (fora da inbox)

Você deve ter notado que tarefas marcadas com a etiqueta Delegate não aparecem nos meus filtros. Isso alivia a pressão e simplifica muito a lista, sem perder o controle.

5) Revise a lista 🔎

O último passo é talvez o mais importante. Prioridades mudam a cada segundo. No momento seguinte após ter processado uma tarefa da inbox, a prioridade que você colocou pode ter mudado já. Outra coisa muito comum que acontece: Você sempre terá itens de prioridade 1, mas quando é que itens de prioridade 2, 3, etc vão ter o seu momento para brilhar?

É por isso que revisar a lista é importante. Revise as prioridades! Verifique itens de prioridade 1 e pergunte a sí mesmo se sâo imprescindíveis. Verifique o que você colocou como prioridade 2 e 3 e pergunte-se se já não é hora de promovê-las à prioridade 1. E mais importante ainda, verifique se os ítens ainda são relevantes! Se não forem, delete-os :see_no_evil:

Se seguirmos o livro ao pé da letra, eu acho que essa revisão deve ocorrer toda a semana. Revisar a cada 2 semanas funciona legal para mim (como se fosse uma Sprint no Scrum). Eu separo uma hora para revisar a direção que eu estou tomando no profissional como no pessoal. Eu então reflito no que está faltando – que projetos eu estou deixando para trás – e comparo com o valor que eles poderiam me trazer. Se eu preciso fazer uma inversão, eu simplesmente mudo as prioridades.

E aí..Pronto para tentar?

Atualização: Eu descobri recentemente esse artigo (em inglês apenas, mas um Google Translate da vida pode te ajudar) sobre Fogg Behavior Model. Esse modelo tenta explicar como o comportamento humano (mais precisamente a procastinação) funciona. Há vários aspectos nesse estudo que eu consigo identificar no meu próprio comportamento e que talvez até explique porque essa técnica de gerenciamento de tempo funciona para mim. Dá uma olhada nesse link :wink:.